• Jackie Cuevas分享了避免分享他人的电子邮件技巧工作中的敏感信息。
• 奎瓦斯建议不要在电子邮件中使用针对性词汇，以防止意外的人力资源问题。
• 她还建议谨慎使用Slack和聊天工具，因为雇主可以访问和查看信息。

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这篇被告知的文章是基于与加利福尼亚州奥兰治县33岁的人力资源管理员Jackie Cuevas的对话。为了篇幅和清晰度，本文经过了编辑。

2015年，我开始了我的招聘生涯，积累了一些关于汇汇表、面试和求职的经验。

我在2020年转到人力资源部，现在在一家非营利组织工作。我负责从入职、福利到合规和薪资的一切事务。

当疫情期间所有人都被困在家里时，我也开始在TikTok上发布与职业相关的视频。我喜欢用这个平台在人们的职业生涯中赋予他们力量，并分享我到目前为止学到的东西。

我分享的一件事是如何在工作中写电子邮件。还有一些事情是我永远不会在电子邮件中提到的——下面是其中的三个。

1. 人员部分信息

你不应该在电子邮件中分享个人信息，比如你的社会安全号码、信用卡详细信息、账户和路由号码。如果你为自己和同事买午餐，不要把你的信用卡号发邮件给他们。与同事分享你的地址是可以的，如果他们想给你寄张感谢卡，你也可以这样做。

互联网是危险的；人们可以保存你的信息，下载它，并以你意想不到的方式使用它。

你还需要警惕黑客和网络钓鱼邮件——你不希望你的信息被这些邮件捕获。不要打开或点击任何你不认识的链接或附件。小心使用弱WiFi，因为这也会让你的信息容易被黑客获取。

使用公司的安全平台（如Adobe PDF）共享敏感信息。另一个想法是启用双因素身份验证。为了安全起见，你也可以直接与某人分享私人信息，比如通过电话。

2. 有针对性的单词

你要注意你在电子邮件中使用的词语。像“欺凌”、“我被骚扰了”甚至“辱骂”这样的词都是针对性词汇，当你使用这些词时，人力资源部门会进一步调查。

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小心使用这些词，因为它们可能会导致比你预想的更大的事情。我曾见过一名员工抱怨一件他们认为微不足道的小事，但这件事却演变成了一个更大的问题，可能会导致解雇或有人被记录在案。

如果你需要使用有针对性的语言，或者和同事有问题，问问自己：这个问题可以通过和我有问题的同事或我的主管谈谈来解决吗？还是更大的问题需要我去找人力资源部？

3. 你不想让公司看到的信息

我曾见过一些人在打算只给一个人发消息或在Zoom上聊天时，不小心按了“回复所有人”，却没有意识到每个人都能看到聊天内容。

注意这些事情，但也要记住，你的公司可以访问你的电子邮件、聊天和Slack信息。这通常不是要把什么事归咎于任何人，但如果你的公司出于某种原因需要访问你的电子邮件，比如获取某些文件，他们可以这样做。

这可能会导致他们看到一些你不想让他们看到的东西，这样信息就会泄露出来。我不建议利用公司的时间和财产说：“嘿（同事的名字），你在那次会议上真是个笨蛋。”这样的事情可以被HR看到并记录下来。

此外，如果有人抱怨，记住你可以从收件箱中删除它，但收件人仍然会收到它。在某些情况下，例如内部调查的一部分，如果组织的策略允许，人力资源部门可以与IT部门合作检索已删除的电子邮件。许多公司可以将删除的电子邮件在服务器存档或备份中保留一段时间。

这也适用于你的工作日历。你应该注意别人会看你的日历，如果你想要一些私人的事情，比如按摩或匹克球，你不应该把它放在你的工作日历上。相反，只需说你“忙”或“有空”，而不要添加额外的细节。

如果你不想让你的同事看到一些事情，最好是在线下，或者用专业的方式说出来。